Comment libérer vos équipes avec l’Open Space Technology ? Forum ouvert

Vous cherchez comment insuffler une nouvelle motivation dans vos équipes, vous voulez favoriser la créativité, lancer vos équipes dans une démarche de changement, lancer  ou créez un cadre pour que vos collaborateurs utilisent leur intelligence collective ?

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L’Open Space Technology ou Forum ouvert est un outil formidable de dynamique de groupe pour favoriser la créativité, développer les relations entre collaborateurs et avancer rapidement sur des sujets complexes et proposer des solutions innovantes. Avec l’Open Space, les salariés définissent entre eux l’ordre du jour en un temps record, choisissent les sujets sur lesquels ils veulent chacun réfléchir et apporter des solutions, le tout en s’auto-organisant. Magique ?

Comment un Forum ouvert Open Space Technology se déroule-t-il ?

De 5 à 2000 collaborateurs, réunissez les équipes que vous souhaitez “libérer” et

1. Expliquez pourquoi vous les avez réuni : exemple : Arnaud nous a dit que c’était super de faire un Open Space (blague…), nous avons décidé d’essayez un temps de réflexion de commune pour avancer dans ce domaine qui nous tient ici tous à cœur.

2. Présentez les règles du jeu :

  • Les personnes ici réunies sont les bonnes personnes
  • Ce qui arrive est la seule chose qui pouvait arriver
  • Ca commence quand ça commence
  • Quand c’est fini, c’est fini

3. Faites définir les thèmes ou questions à aborder : chacun note 1 ou 2 questions qu’il voudrait voir aborder, par exemple sur une feuille A4 et va afficher sa feuille sur un mur, un tableau. Dans un second temps, chacun a 2 votes et met 1 ou 2 barre(s) sur le ou les sujets qu’il veut absolument discuter. Les sujets retenus pour l’Open Space sont ceux avec le plus de voix.

4. Demander un porteur de sujet pour chacun des sujets. Cela pourra être lui ou quelqu’un d’autre du groupe qui rédigera la synthèse en même temps qu’il fera l’animation autour de son sujet. Proposer aux participants de se positionner sur un sujet donné.

A noter :

  • La loi des 2 pieds “Si vous n’êtes entrain ni d’apprendre, ni de contribuer, passez à autre chose !”.
  • Les animaux totems :Les papillons prennent une pause ou réfléchissent”, “Les abeilles font circuler les idées d'atelier en ateliersextrait_paperboard

5. Donner un timing et laisser chaque groupe auto-constitué avancer

6. Fin ! Demander une présentation de la synthèse de chaque groupe aux autres participants. Selon le temps, possibilité d’inclure un temps d’échange de complément et/ou de validation par les participants qui n’étaient pas dans le groupe.

7. Lancer un 2ème tour si vous avez le temps et d’autres sujets à traiter.

Préparation avant le Forum ouvert :

  • a. Définir le temps pour réunir les participants, 30 minutes est un minimum et ne permettra de ne traiter qu’un sujet, 2 heures à une demi-journée sont bien.
  • b. Choix du thème de la réunion : un thème qui est en phase avec la réalité de l’entreprise et qui demande des actions concrètes. La question a une complexité telle qu’une seule personne ou un petit groupe de personnes ne peuvent pleinement la comprendre. Les responsables sont ouverts aux résultats.
  • c. Choisir les participants : choisir des individus qui s’intéressent réellement à la question.
  • d. Définir un nombre de participants moyen par sujet : selon si vous êtes nombreux ou pas, prévoyez de 5 à 20 participants par sujets
  • e. Définir le nombre de sujets / questions / problématiques qui pourront être traités dans le temps imparti : si vous n’avez le temps de ne faire qu’un tour (ex : 1h de Forum ouvert), divisez le nombre de participants total (ex : 200) par le nombre de participants moyen (ex : 20), vous pourrez aborder dans notre exemple 10 questions dans le même temps. Multipliez ce nombre de questions si vous avez prévu d’effectuer plusieurs tours.

Open Spaces Technology ? Un peu d’histoire :

C’est autour de 1985 qu’Harrison OWEN a découvert Open Space Technology. Suite à une conférence organisé auprès de 200 consultants, un ami lui dit “tu sais quoi Harrison, c’était génial, mais le meilleur c’était les pauses cafés”. Du coup Harrison a cherché à effectuer une conférence qui ne se réaliserait qu’en pauses cafés.

Un exemple de libération de 100 personnes en direct

Vous le trouverez dans la vidéo ci-dessous de l'atelier "Vivre une démarche de libération" que nous avons co-animé en tant que Coachs de libération (communauté initié par Isaac Getz dont je fais partie) avec Laurent Marbacher Pour mémoire, cet atelier avait été proposé le 13/02 dans le cadre des Journées du bonheur au travail qui ont précédées la sortie du film "Le Bonheur au travail". Dans cet atelier, les plus de 100 participants du public ont défini les questions sur lesquelles ils vont ensuite réfléchir ensemble de façon auto-organisée et trouver eux-mêmes leurs réponses (libération en sous-groupes à partir de la 53ème minute de la vidéo).

En savoir plus sur Open Space Technology ou le Forum ouvert :

Alors, prêt à tenter ou déjà expert ? Laissez-moi un commentaire sur que cet article vous inspire.

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